Offerte
Registreert afgegeven
offertes aan klanten.
Werkwijze
Geef de algemene
offertegegevens: klant, referentie, vrijetekst,
prijslijst, leverdatum. Als het systeem is opgezet voor
projectadministratie, dan wordt ook gevraagd om projectnummer. Dit mag echter
leeg blijven: dan staat de offerte los van een
project.
Geef vervolgens in de
detailregels:
·
Artikelnummer
·
Als
artikel gedimensioneerd is: aanvullende gegevens zoals
bijvoorbeeld
o
werknemer
(bij indoor uren),
o
kleur
o
maat
·
Omschrijving.
Wordt standaard gevuld met de (naar de taal van de klant vertaalde)
omschrijving van het artikel
·
SubtBreak: een extra omschrijvingsveld. Wordt standaard
gevuld met de (vertaalde) omschrijving2 van het artikel
·
aantal (verplicht als zulks
is aangegeven met setting ‘AantalJN’ in
artikelgroep),
·
bedrag
Vastleggingen
in het systeem
·
Offerte: Q-track legt de
algemene gegevens van de offerte vast met ondermeer de leverdatum en het
totaalbedrag.
·
Grootboek: Q-track maakt
een journaalpost met de details van de verplichting in het dagboek
‘verplichtingen’
·
Als
de verplichting te maken heeft met een project (er is een project ingegeven) en
het project bestaat niet: dan wordt het project aangemaakt
o
het klantnummer vanuit de offertekop
o
het
projectnummer vanuit de offertekop
o
de
projectnaam vanuit de offertekop
o
de default prijslijst vanuit de
systeemconstanten
o
het bestelnummer in het project wordt gevuld
met ‘Referentie’
o
de accountmanager in het project is gelijk aan de
persoon die de offerte invoert
·
Project:
de totaalbedragen van uren, materialen
en overige (outdoor) kosten worden als
offertebedragen in het project vastgelegd.
·
Voorzover de afgegeven offerte geen betrekking
heeft op een project en voor zover het voorraadartikelen betreft: de
economische artikelvoorraad. Als gebruik wordt gemaakt meer dan 1 magazijn: dan
moet het magazijn worden ingevoerd.
Afdrukken
·
De layout van de offerte bepaal je met de template. In het veld PrintTempl
kun je een afwijkende factuurtemplate bepalen. De
standaard factuurtemplate is bepaald met de systeemvariable ‘DefaultOffertePrintTemplate’.
Op klantniveau kun je dit overrulen met het veld ‘OfferteTemplate’.
Als je de factuur print, kun je ook op dit moment nog voor een andere template kiezen
·
Q-track komt met een voorstel voor de offertebedragen, die zijn overschrijfbaar.
·
De kolom ‘Subtbreak’
zorgt ervoor dat subtotalen worden afgedrukt als ‘SubtBreak’
een andere waarde krijgt
·
SubtBreak wordt
standaard gevuld met ‘Omschrijving2’ uit artikelbestand, maar kan
worden overschreven
·
Door
op de knop ‘bestand’ te printen, wordt de offerte als RTF document
geschreven met de naam ‘OFFERTE’ plus het offertenummer. De
directory waarin het document wordt weggeschreven is gedefinieerd in de
systeemconstante ‘DirOfferte’.
·
Door
op de knop ‘Preview’ te drukken, wordt op het scherm een preview
getoond van de factuur. In dat preview scherm is de printerbutton beschikbaar
om daadwerkelijk de print te maken.
Opmerkingen
·
Het geven van artikelnummers is niet verplicht. Je
kunt ook rechtstreeks op grootboekrekening invoeren (de kolom voor de
grootboekrekening is standaard onzichtbaar, maar is oproepbaar via het
contextmenu)
Screencopy 1: offerte
Screencopy 2: Voorbeeld van een preview-offerte. De onderkant van de offerte, met de
totaalbedragen, is in deze schermcopy niet zichtbaar
Animatie